puntodelibere - Quesiti e risposte n. 32
QUESITI E RISPOSTE
n. 32 - 19 ottobre 2018
Categoria 4 - PUO' ESSERE ACCETTATO UN VOTO VIA MAIL?
D. In caso di assenza per motivi di missione scientifica, un docente può votare una delibera via mail?
R. Per rispondere al quesito, dobbiamo aiutarci con alcune precisazioni fondate sull'etimologia. Il termine collegio deriva dal latino "cum + legare", cioè mettere insieme. Per questa ragione, i componenti di un collegio si chiamano colleghi. Anche il termine adunanza è un altro sostantivo parasintetico che deriva dal latino "ad + unum", cioè radunare, nell'accezione di essere una sola voce. Così è, infatti, quella espressa dalla deliberazione di un collegio amministrativo.
Orbene, perché un collegio possa legittimamente deliberare, deve sussistere l'unitarietà a tre dimensioni: unità di tempo, di luogo e di azione. Ciò significa, in maniera semplice: tutti alla stessa ora, tutti nello stesso luogo e tutti ad assumere le determinazioni sullo stesso punto all'ordine del giorno. Pertanto, le deliberazioni sono atti sincroni, cioè hanno bisogno di essere votate simultaneamente da tutti i partecipanti e aventi diritto. Anche in questo caso, "simul" in latino significa insieme.
Diverso, invece, è il caso della decisione complessa. Essa, infatti, si ricava dalla concorrenza asincrona di più organi. È il caso, ad esempio, di una chiamata di un ricercatore o di un professore, alla quale nelle università concorrono il Dipartimento (o, a volte, la Scuola o la Struttura di afferenza), il Senato accademico e il Consiglio di amministrazione, mentre negli enti pubblici di ricerca concorrono la Struttura di ricerca competente e il Consiglio di amministrazione. In uno scambio alla pari di ricercatori o di professori, previsto dalla legge 240/2010, concorrono gli stessi organi, ma in enti differenti.
Sussiste, pertanto, una distinzione fondamentale tra la decisione complessa e la decisione collegiale. E, soprattutto, la prima non può essere confusa con l'adunanza telematica. Quest'ultima sarà sicuramente oggetto dei prossimi quesiti di puntodelibere. Nel frattempo, consigliamo di leggere con attenzione il regolamento dell'Università degli Studi di Siena, che ha correttamente escluso per gli organi collegiali centrali la possibilità di un'adunanza telematica.
Di recente, inoltre, la giurisprudenza amministrativa ha censurato un Ateneo nel quale un collegio perfetto ha raccolto in maniera asincrona i pareri via e-mail, trasformandoli in un provvedimento collegiale. Il giudice, infatti, ha statuito che «le forme di riunione e decisione collegiale telematica sono solo quelle che permettono un collegamento simultaneo ai fini di uno scambio concomitante di informazioni e opinioni, come ad esempio le chat (che permettono a più persone di essere connesse in uno stesso momento in modo sincrono) e le videoconferenze, in modo tale che la decisione finale può formarsi progressivamente con il concorso contemporaneo di tutti i componenti l’organo collegiale; la predisposizione della decisione da parte di uno solo dei componenti e l’approvazione successiva degli altri risponde invece al distinto modulo della decisione complessa da parte di organi distinti e non a quello del singolo e unico organo collegiale» (TAR Abruzzo, sez. I, 24 novembre 2016, n. 367).
Va da sé che la verbalizzazione di tali riunioni deve essere particolarmente accurata. Infatti, risulta necessario esplicitare i motivi sottesi all'impossibilità della riunione in presenza, le eventuali cautele adottate per le decisioni peculiari, la garanzia che legittima tale modalità (sia essa una norma interna, una nota di autorizzazione o il mero accordo tra le parti) e l'eventuale autorizzazione del Presidente (per gli enti pubblici di ricerca) o del Rettore (per gli Atenei).
In conclusione e tutto ciò premesso, non è giuridicamente possibile votare una deliberazione di un organo collegiale via e-mail.
