puntodelibere - Quesiti e risposte n. 6
QUESITI E RISPOSTE
n. 6 - 2 marzo 2018
Categoria 1 - LE VARIE ED EVENTUALI
D. Possiamo deliberare sulla voce "Varie ed eventuali"? E' ancora valida o vale solo per i Dipartimenti?
R. Una delle regole più importanti della collegialità amministrativa
riguarda la convocazione con annesso ordine del giorno. Quest’ultimo è obbligatorio a pena di nullità e deve essere chiaro e completo, mai generico. Con queste premesse, la voce "Varie ed eventuali" è quanto di più pericoloso e quanto di più opaco possa esistere in spregio alla trasparenza amministrativa. Ed è attività ben diversa dalle deliberazioni cd “fuori sacco”, che affronteremo un’altra volta.
Orbene, deve essere premesso che ogni singolo componente ha il diritto/dovere di essere informato esaustivamente sugli argomenti in discussione. Ciò accade anche per consentire ai componenti dell’organo di potersi determinare adeguatamente sulle questioni oggetto di discussione e di deliberazione.
Inoltre, in base al "principio della immutabilità dell'ordine del giorno", nell’adunanza è possibile trattare esclusivamente argomenti che abbiano formato oggetto di preannuncio tramite l'avviso di convocazione. Una famosa pronuncia di Palazzo Spada ha chiarito il significato del principio della immutabilità dell’ordine del giorno. Infatti, non solo impedisce secondo l’accezione consueta, che possano essere trattate questioni non iscritte ma - all’inverso - che, in via generale, possano non essere trattate questioni iscritte (Consiglio di Stato, sez. VI, 25 maggio 1993, n. 383). Ovviamente è fatto salvo lo stralcio o il rinvio di un punto all'ordine del giorno.
Gli argomenti, quindi, debbono essere descritti in modo chiaro e inequivocabile, senza utilizzare una terminologia ambigua, dal momento che l'avviso di convocazione con annesso ordine del giorno costituisce un diritto irrinunciabile di ciascun componente del collegio insieme a tutta la pertinente documentazione a corredo (di norma, almeno 5 giorni prima della seduta, fatte salve le trattazioni d’urgenza).
La funzione dell’avviso di convocazione, infatti, è di informare preventivamente i singoli membri degli argomenti in discussione, affinché ciascuno possa intervenire adeguatamente preparato e, al limite, possa consapevolmente decidere di partecipare o meno alle singole sedute (Consiglio di Stato, sez. IV, 11 dicembre 1981 n. 1063).
Di conseguenza, è illegittima una deliberazione su un argomento non iscritto all’ordine del giorno. Ovviamente, la questione vale sia per gli organi collegiali centrali, sia per quelli delle strutture didattiche, di ricerca e di servizio.
Come statuito in un'altra sentenza di secondo grado, "Il mancato inserimento nell’ordine del giorno di una questione che abbia già formato oggetto di precedente deliberazione dell’organo collegiale non può essere sanato da una successiva deliberazione che solo a maggioranza esprima la volontà di trattare la questione in base alla voce “Varie ed eventuali” (Consiglio di Stato sez. VI, 27 agosto 1997, n. 1218). In concreto, le Varie ed eventuali non sono una sorta di “Refugium peccatorum”.
Il suggerimento pratico di puntodelibere è di togliere dall'avviso di convocazione la voce "Varie ed eventuali" in quanto molto pericolosa per il regolare svolgimento dei lavori di una collegialità amministrativa. Solo in casi eccezionali e se tutti gli aventi diritto sono presenti, è possibile integrare l'ordine del giorno prima dell'inizio dell’adunanza e solo se ciò avviene senza che qualcuno dei componenti eccepisca alcunché.
In conclusione, risulta evidente che l’eliminazione del punto Varie ed eventuali possa comportare qualche ritrosia e opposizione. In questo caso, il consiglio è di farne un uso oculato e attento, “cum grano salis”, comunque cassando argomenti che per la loro rilevanza non possano essere trattati senza adeguata istruzione (documentale e non). Teniamo anche presente il fatto che questi comportamenti avvengono solo nel mondo delle università e della ricerca. Negli enti locali, infatti, sarebbero stroncati sul nascere senza colpo ferire.
Consiglio salvavita di puntodelibere: mai trattare le questioni spinose fuori sacco o nelle Varie ed eventuali, semmai riconvocare il collegio d'urgenza.
